Ihre Daten. Klar geregelt.

Zuletzt aktualisiert: 3. August 2026. Diese Datenschutzerklärung berücksichtigt den aktuellen Stand der WordPress-Website, des selbst gehosteten Admidio-Mitgliederbereichs und der nachstehend beschriebenen Dienste.

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie der eingetragene Verein ESIS Austria, der öffentlich als ESIS Austria Group auftritt, personenbezogene Daten verarbeitet, wenn Sie esis-ag.at, den Admidio-Mitgliederbereich nutzen, eine Mitgliedschaft beantragen, sich für Veranstaltungen anmelden, öffentliche Veranstaltungen oder Galerien ansehen, Inhalte einreichen oder mit uns Kontakt aufnehmen.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung ist:

ESIS Austria
ZVR-Zahl: 272469416
c/o Montanuniversität Leoben, Werkstoffkunde und Prüfung der Kunststoffe
Otto-Glöckel-Straße 2
8700 Leoben, Österreich
E-Mail: info@esis-ag.at

2. Hosting und Server-Logfiles

Die WordPress-Website, die Admidio-Installation und die E-Mail-Infrastruktur des Vereins werden gehostet von Hetzner Online GmbH in Deutschland, die Daten in unserem Auftrag verarbeitet.

Beim Aufruf der Website können technische Protokolldaten verarbeitet werden, darunter Ihre IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfrage, angeforderte Seite oder Datei, Referrer-URL, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Antwortstatus. Wir verarbeiten diese Daten, um die Website bereitzustellen, die technische Stabilität zu gewährleisten, Missbrauch zu verhindern und Sicherheitsvorfälle zu untersuchen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen im sicheren und technisch zuverlässigen Betrieb der Website.

Nach der derzeitigen Hosting-Konfiguration werden Zugriffs- und Fehlerprotokolle des Webservers sowie Protokolle des Mailservers sieben Tage lang gespeichert. Backups des Hosting-Anbieters Hetzner können bis zu 14 Tage lang aufbewahrt werden. Daten, die zur Untersuchung eines bestimmten Sicherheitsvorfalls erforderlich sind, können für die Dauer der Untersuchung und damit verbundener Rechtsansprüche länger gespeichert werden.

3. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Die öffentlichen WordPress-Seiten verwenden derzeit keine Analyse-, Werbe- oder Marketing-Cookies. Das selbst gehostete Admidio-System verwendet ein technisch notwendiges Sitzungscookie für den sicheren Betrieb, die Anmeldung und die Sitzungsverwaltung; es läuft mit dem Ende der Sitzung ab. Admidio kann außerdem speichern, dass der eigene Cookie-Hinweis bestätigt wurde. WordPress kann technisch notwendige Cookies verwenden, wenn sich ein berechtigter Benutzer zur Verwaltung der Website anmeldet.

Technisch notwendige Speicherung dient der Bereitstellung eines vom Besucher ausdrücklich gewünschten Dienstes und bedarf gemäß § 165 Abs. 3 Telekommunikationsgesetz 2021 keiner Einwilligung. Soweit personenbezogene Daten verarbeitet werden, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Optionale Cookies oder vergleichbare Technologien werden erst nach Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO aktiviert.

4. Mitgliedschaftsantrag und Mitgliederbereich (Admidio)

Wir verwenden die selbst gehostete Software Admidio um Mitgliedschaftsanträge entgegenzunehmen, Mitgliedschaften und Rollen zu verwalten, Kontozugänge bereitzustellen, mit Mitgliedern zu kommunizieren und Mitgliedsbeiträge zu verwalten.

Bei der aktuellen Registrierung verarbeitete Daten

• Erforderliche Konto- und Kontaktdaten: Benutzername, Passwort, E-Mail-Adresse und weitere authentifizierungsbezogene Daten.
• Erforderliche Profildaten: Vorname und Nachname.
• Erforderliche Rechnungsadresse: Straße, Postleitzahl, Ort und Land.
• Optionale Registrierungsdaten: Institution oder Unternehmen.
• Bestätigungen im Antrag: Kenntnisnahme, dass die Registrierung einen Mitgliedschaftsantrag darstellt, sowie Kenntnisnahme des aktuellen Hinweises zu den Statuten.

Die Pflichtfelder sind erforderlich, um den Antragsteller zu identifizieren, zum Antrag zu kommunizieren, das Konto anzulegen und abzusichern sowie Mitgliedschaft und Beitrag zu verwalten. Ohne Benutzername, E-Mail-Adresse, Vorname, Nachname und Rechnungsadresse können wir den Mitgliedschaftsantrag nicht bearbeiten und kein Mitgliedskonto bereitstellen. Angaben zu Institution oder Unternehmen sowie später freiwillig ergänzte Profilfelder können weggelassen werden, ohne den Antrag zu beeinträchtigen.

Wenn Sie später weitere Angaben in Ihrem Profil machen, etwa eine Mobiltelefonnummer, verarbeiten wir diese Angaben zu den Zwecken, für die Sie sie bereitgestellt haben. Konto- und Mitgliedschaftsdaten können außerdem Mitgliedsstatus, Rollen und Gruppen, Mitgliedsnummer, Korrespondenz, Zugriffsberechtigungen und anmeldungsbezogene technische Daten umfassen.

Wir verarbeiten Antrags- und Mitgliedschaftsdaten, um auf Ihre Anfrage hin vorvertragliche Maßnahmen zu setzen und das Mitgliedschaftsverhältnis zu verwalten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO), gesetzliche Verpflichtungen insbesondere aus dem Rechnungswesen zu erfüllen (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) sowie unsere berechtigten Interessen an einer sicheren und effizienten Vereinsverwaltung und der Verhinderung von Missbrauch zu verfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Der Zugriff ist rollenbasiert und auf berechtigte Vorstandsmitglieder, Administratoren und sonstige Funktionsträger beschränkt, die die Informationen für ihre Aufgaben benötigen. Antragsdaten werden für die Dauer des Antragsverfahrens gespeichert. Mitglieds- und Kontodaten werden für die Dauer der Mitgliedschaft und danach nur so lange gespeichert, wie gesetzliche Verpflichtungen oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern.

Anmeldeschutz

Zur Erkennung und Begrenzung automatisierter Angriffe auf die Admidio-Anmeldung speichern wir die IP-Adresse, den verwendeten Anmeldenamen und den Zeitpunkt jedes fehlgeschlagenen Anmeldeversuchs. Nach drei fehlgeschlagenen Versuchen von einer IP-Adresse innerhalb von 15 Minuten verlangt das lokale Anmeldeformular ein einfaches Captcha; nach 15 fehlgeschlagenen Versuchen innerhalb dieses Zeitraums werden weitere Versuche von dieser Adresse vorübergehend abgewiesen. Es wird kein externer Captcha-Anbieter verwendet. Die Aufzeichnungen der Versuche werden nach 24 Stunden gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht im Schutz der Mitgliedskonten und der Systeme des Vereins vor unbefugtem Zugriff.

Unterzeichnete Mitgliedschaftserklärung

Nach der Aufnahme kann ein Mitglied eine zweisprachige Erklärung erstellen, die Name, Postanschrift, E-Mail-Adresse, Mitgliedsnummer, gespeichertes Beitrittsdatum und aktuellen Mitgliedsbeitrag enthält. Die Erklärung dokumentiert den Mitgliedschaftsantrag und die Kenntnisnahme der Statuten und dieser Datenschutzerklärung. Sie wiederholt weder den Vorstandsbeschluss noch erteilt sie die Zustimmung zu einem öffentlichen Profil oder ein SEPA-Mandat.

Das Mitglied kann die Erklärung als PDF speichern, mit ID Austria oder handschriftlich unterzeichnen und die unterzeichnete PDF über den geschützten Mitgliederbereich hochladen. Die Datei wird vor der dauerhaften Speicherung außerhalb der öffentlich zugänglichen Website verschlüsselt. Der physische Pfad verwendet zufällige Kennungen und enthält keinen Namen. Der Zugriff ist auf das betroffene Mitglied, berechtigte Vorstandsmitglieder und Administratoren beschränkt. Ein authentifizierter Upload wird ohne zweite Aufnahmeentscheidung automatisch erfasst; Uploads und Ersetzungen werden in einem eingeschränkten Prüfprotokoll gespeichert.

Die unterzeichnete Erklärung wird nur so lange gespeichert, wie sie als Nachweis des Mitgliedschaftsverhältnisses, zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Verschlüsselte Backups folgen dem dokumentierten Sicherungszyklus; der Wiederherstellungsschlüssel wird getrennt aufbewahrt.

Austritt und Datenschutzanfragen

Mitglieder können im Admidio Privacy Center einen Austritt erklären oder die Prüfung und Löschung dafür geeigneter Portaldaten beantragen. Ein Austrittsantrag erfasst Name, E-Mail-Adresse, Postanschrift, Mitgliedsnummer, Einreichungszeitpunkt, berechnetes Wirksamkeitsdatum, Bearbeitungsstatus, Vorstandsentscheidung und Prüfverlauf.

Eine unterzeichnete Austritts-PDF kann freiwillig über den geschützten Mitgliederbereich hochgeladen werden, anstatt sie als gewöhnlichen E-Mail-Anhang zu versenden. Die PDF wird vor der dauerhaften Speicherung außerhalb der öffentlich zugänglichen Website verschlüsselt. Der physische Speicherpfad verwendet zufällige Kennungen und enthält den Namen des Mitglieds nicht. Der Zugriff ist auf das betroffene Mitglied, berechtigte Vorstandsmitglieder und Administratoren beschränkt. Downloads und Prüfschritte setzen ein authentifiziertes Konto voraus und werden im eingeschränkten Bearbeitungsverlauf erfasst.

Der Vorstand erfasst manuell, ob das Dokument angenommen wurde oder berichtigt werden muss. Die verschlüsselte PDF und der eingeschränkte Antragsdatensatz werden in der Regel drei Jahre nach Abschluss des Falls gelöscht, sofern keine längere Speicherung zur Erfüllung einer gesetzlichen Pflicht oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist. Verschlüsselte Backups folgen dem dokumentierten Sicherungszyklus; der Wiederherstellungsschlüssel wird getrennt aufbewahrt.

Wenn ein Mitglied für die elektronische Signatur den externen Dienst A-Trust PDF Sign wählt, lädt das Mitglied das Dokument selbst bei A-Trust hoch. ESIS Austria übermittelt das Dokument nicht an A-Trust. Für den externen Dienst gelten die eigenen Datenschutzhinweise von A-Trust.

5. Mitgliedsbeiträge, Rechnungen und SEPA-Daten

Wenn für die Mitgliederverwaltung Zahlungs- oder SEPA-Daten bereitgestellt werden, können wir IBAN, BIC, Bank, Kontoinhaber und Adresse, Mandatsreferenz und -datum, Beitragshöhe und Fälligkeit, Rechnungen und Zahlungsstatus verarbeiten. Diese Informationen werden nicht veröffentlicht.

Der sichere Ablauf für SEPA-Mandate ist derzeit deaktiviert. ESIS Austria erhebt über diesen Ablauf keine IBAN-Daten oder unterzeichneten Mandats-PDFs, bevor die Gläubiger-Identifikationsnummer erteilt und das Einzugsverfahren eingerichtet und geprüft wurde. Diese Datenschutzerklärung wird vor der Aktivierung des Ablaufs überprüft.

Die Zwecke sind Beitragsverwaltung, Rechnungsstellung, Dokumentation eines SEPA-Mandats, autorisierte Lastschriften und Zahlungsabgleich. Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. b, Art. 6 Abs. 1 lit. c und, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Daten können, soweit erforderlich, an beteiligte Banken, Buchhaltungs- oder Steuerberater, technische Auftragsverarbeiter und zuständige Behörden weitergegeben werden. Steuerlich relevante Bücher und Belege werden gemäß § 132 Bundesabgabenordnung (BAO) grundsätzlich sieben Jahre aufbewahrt.

6. Veranstaltungen und Anmeldungen

Für Veranstaltungen können wir Anmeldungen, Teilnahmestatus, veranstaltungsspezifische Rollen oder Gruppen, Kommunikation, Anwesenheitsinformationen sowie gegebenenfalls Teilnahmegebühr und Zahlungsstatus verarbeiten. Die Verarbeitung ist zur Organisation und Durchführung der Veranstaltung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und erfolgt zudem aufgrund unseres berechtigten Interesses an einer ordnungsgemäßen Veranstaltungsverwaltung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Veranstaltungsdaten werden nach der Veranstaltung und ihrer Nachbereitung gelöscht oder minimiert, sobald sie nicht mehr benötigt werden; gesetzliche Aufbewahrungspflichten und mögliche Rechtsansprüche bleiben vorbehalten. Öffentliche Veranstaltungsinformationen können Titel, Datum und Uhrzeit, Programm, Ort, Kontaktdaten, Bilder und zur öffentlichen Kommunikation bestimmte Dokumente umfassen.

7. Fotos, Galerien, News und Einreichungen von Mitgliedern

Öffentliche Personen- und Institutionsprofile

Mitglieder können freiwillig ein persönliches oder institutionelles Profil zur Veröffentlichung erstellen. Abhängig von den eingegebenen Angaben kann das öffentliche Profil einen Anzeigenamen, eine Rolle oder Funktion, eine Organisation, eine Kurzvorstellung, Profiltext, Fachgebiete, Website, öffentliche Kontakt-E-Mail-Adresse, Profilbild oder Logo und Bildnachweis enthalten. Das Autorenkonto, der interne Bearbeitungsverlauf, die Rechtebestätigung, der Einwilligungsstatus und Prüfanmerkungen bleiben auf berechtigte Administratoren und Prüfer beschränkt.

Die Veröffentlichung beruht auf einer Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und beginnt erst, nachdem der Autor der Veröffentlichung zugestimmt und das Media Team die Einreichung freigegeben hat. Die Einwilligung kann jederzeit im Mitgliederbereich oder durch Mitteilung an webmaster@esis-ag.at. Der Widerruf entfernt das öffentliche Profil und das Bild, ohne die Mitgliedschaft oder die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung vor dem Widerruf zu berühren.

Berechtigte Mitglieder können Fotos, Bildunterschriften, Veranstaltungsinformationen, News, Dokumente oder andere Inhalte zur Prüfung und Veröffentlichung einreichen. Das einreichende Konto und der Bearbeitungsverlauf können für Moderation, Sicherheit und Nachvollziehbarkeit intern für berechtigte Administratoren sichtbar bleiben, auch wenn öffentlich kein Autorenname angezeigt wird.

Fotos oder Berichte, auf denen Personen erkennbar sind, werden nur veröffentlicht, wenn eine geeignete Rechtsgrundlage besteht. Je nach Umständen kann dies eine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) oder nach Abwägung der betroffenen Interessen unser berechtigtes Interesse an der Dokumentation und Kommunikation von Vereinsaktivitäten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sein.

Für Bildveröffentlichungen gilt außerdem § 78 Urheberrechtsgesetz. Einzelporträts und Bilder aus Situationen, in denen eine Veröffentlichung berechtigte Interessen beeinträchtigen kann, werden nur mit entsprechender Erlaubnis veröffentlicht. Veranstaltungshinweise können zusätzliche Informationen zu Fotoaufnahmen und Kontaktmöglichkeiten enthalten.

Veröffentlichte Veranstaltungen, Fotos, Bildunterschriften und News sind weltweit abrufbar und können von Suchmaschinen und Dritten indexiert, zwischengespeichert, kopiert oder geteilt werden. Anfragen zu veröffentlichtem Material können gerichtet werden an info@esis-ag.at.

8. E-Mail, Systemnachrichten und Newsletter

Die bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse ist erforderlich und wird für kontobezogene Nachrichten, die Bearbeitung von Anträgen und Mitgliedschaften, Antworten auf Anfragen sowie gegebenenfalls Veranstaltungsinformationen verwendet. Die Verarbeitung beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Ein Newsletter wird nur versendet, wenn er angefordert wurde oder eine gültige Einwilligung vorliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Sie können ihn jederzeit über die in der Nachricht angegebene Möglichkeit oder per E-Mail an uns abbestellen.

9. Kontaktaufnahme

Die Website stellt derzeit E-Mail-Links bereit und verwendet kein eigenes Kontaktformular. Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten, Nachrichteninhalte und zugehörigen Metadaten, um zu antworten und Folgefragen zu bearbeiten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage eine Mitgliedschaft, eine Veranstaltung, einen Vertrag oder eine vorvertragliche Maßnahme betrifft; andernfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Korrespondenz wird gelöscht, wenn sie nicht mehr benötigt wird, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Rechtsansprüche eine längere Speicherung erfordern.

10. Externe Links, Karten und lokal gehostete Schriftarten

Unsere Seiten enthalten gewöhnliche Links zu externen Websites, darunter ESIS International, Konferenz-Websites und Google-Maps-Links zu Veranstaltungsorten. Allein durch die Anzeige eines Links auf unserer Seite wird keine Verbindung zum externen Anbieter hergestellt. Erst wenn Sie den Link aktiv öffnen, verlassen Sie unsere Website; der externe Anbieter kann dann technische Anfragedaten wie Ihre IP-Adresse und Referrer-Informationen gemäß seiner eigenen Datenschutzerklärung erhalten.

Die auf dieser Website verwendeten Schriftarten, darunter Manrope und Fira Code, werden lokal auf esis-ag.at gehostet. Beim Laden unserer Seiten wird keine Verbindung zu Google Fonts hergestellt.

11. Empfänger und internationale Übermittlungen

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten. Innerhalb des Vereins stehen Daten nur Personen zur Verfügung, die sie für ihre zugewiesenen Aufgaben benötigen. Externe Empfänger können, soweit erforderlich, Hetzner Online GmbH als Hosting- und E-Mail-Auftragsverarbeiter, Banken, Buchhaltungs- oder Steuerberater, Rechtsberater und Behörden sein.

Wir beabsichtigen nicht, Mitglieds- oder Bankdaten in ein Drittland zu übermitteln. Ein unabhängiger externer Anbieter kann Daten erhalten, wenn Sie aktiv einen externen Link öffnen. Für diese Verarbeitung gelten die Datenschutzhinweise des externen Anbieters.

12. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Maßgebliche Kriterien sind insbesondere die Dauer eines Antrags, einer Mitgliedschaft, eines Kontos, einer Veranstaltung oder einer Einwilligung; gesetzliche Rechnungslegungs- und Dokumentationsfristen; Anforderungen der IT-Sicherheit; und anwendbare Verjährungsfristen. Anschließend werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzliche Pflicht zur weiteren Aufbewahrung besteht.

13. Sicherheit

Wir setzen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen ein, darunter TLS-Verschlüsselung, rollenbasierte Berechtigungen und Zugriffskontrollen, um personenbezogene Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Keine Übertragung oder Speicherung über das Internet kann absolute Sicherheit gewährleisten.

14. Ihre Rechte

Vorbehaltlich der gesetzlichen Voraussetzungen haben Sie das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Beruht die Verarbeitung auf einer Einwilligung, können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Bitte wenden Sie sich an info@esis-ag.at , um Ihre Rechte auszuüben. Sie können auch Beschwerde erheben bei der Österreichischen Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, Österreich. Wir verwenden keine automatisierte Entscheidungsfindung oder Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO.

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir aktualisieren diese Datenschutzerklärung, wenn sich unsere Dienste, Datenverarbeitungen oder rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.